The Publications Process
Planning Your Publication
在给我们打电话之前，先决定好你的出版物的目的和受众. 如果您想要以前出版物的重印, decide which elements, if any, 重印前是否需要更改.
Things to consider include:
- Why is this piece needed?
- Who will read it?
- 它是单独发送还是与其他出版物一起发送?
- 必须包含哪些信息?
- 如果空间允许，我还想包括什么?
- 我希望读者在阅读这篇文章后做些什么?
- How many copies do I need?
- 什么时候需要重印?
- 是否需要拍摄照片或制作其他艺术品?
- Who should write the text?
- 出版物是否应该有特定的大小或形状? (For example, 它必须装进商务信封吗, 采用自邮寄方式，或采用与其他出版物相同的尺寸?)
- 这个项目是在出版社的预算中还是我可以从其他地方找钱来支付?
- 何时何地我希望完成的出版物交付?
Timing
出版出版物的时间可能比大多数人意识到的要长得多. 大多数出版物应在预定交付日期前两至三个月与出版物办公室联系，新出版物应提前四个月或更长时间联系, 冗长或复杂的项目. 给我们足够的时间来制作一份高质量的出版物是符合你们最大利益的.
虽然对许多大学办公室来说，夏天是一个相对轻松的时间, 这实际上是我们最忙的季节, so plan accordingly.
It is occasionally possible to have a project completed in less than two months; if you have an important project that demands a "rush" schedule, 和出版主管联系一下，看看是否有可能在你的时间限制内出版.
Getting Started
当你需要一份新的出版物或需要修改现有的出版物时， contact us. 主任将安排一个会议来讨论你的作品，并指派一名出版办公室的工作人员担任项目主任. 这个人将扮演“流量管理员”的角色,“指导您的项目完成生产过程，并将成为我们办公室与您办公室的联络人. 项目主管将创建一个制作时间表，详细说明制作的每个阶段将在何时发生，以及何时需要审查正在进行的出版物. 你和项目主管的共同责任是确保每个截止日期都能按时完成.
Funding
出版物办公室有一份计划在本财政年度出版的项目清单. Contact us 看看你的出版物是否在名单上. 如果不是，你有责任为它争取资金.
如果你计划出版一次性出版物(例如:百年庆典)，你的部门或办公室将支付费用, call us in advance. 我们会帮你估算这个项目的成本，这样你就可以要求在你的预算中增加足够的资金.
我们将要求适当的打印机对您的项目投标，并会给你的预算所涵盖的项目成本估计. 我们还核实供应商为制作您的作品而收取的费用，并处理他们的发票.
The Production Process
一般来说，这些是所有出版物都要经历的主要步骤:
- Planning meeting is held
- 文字是书面的，文字是编辑的
- You review the manuscript
- 出版物设计是创建和文本布局
- 添加了照片和插图
- 您将查看设计证明，它指示文本和艺术将如何显示在每个页面上
- 出版物送去印刷
- 完成的出版物交付给您
Planning Meeting
在我们的第一次会议上，分配给你项目的项目总监将帮助你澄清你的想法，关于什么内容和设计最适合你的目标和受众. 你应该准备好回答上面提到的“计划你的出版”的问题.“计划会议结束后很快就会准备好生产计划.
Writing
写作可以由我们的员工完成，也可以由你们的员工完成. If we do the writing, 我们仍然需要你的帮助来定义正确的语气, 收集背景资料，选择合适的人进行采访. 如果是你的办公室写的，请核实每一个细节的准确性. Refer to the Smith Style Guide for the proper punctuation, 所有大学出版物应遵循的大写和其他文体机制.
Then send us the final text. 我们更喜欢用微软Word写的文档, 但我们可以翻译用许多Macintosh和Windows文字处理程序创建的文件. 最方便的方法是将文本文档附加到电子邮件中，然后发送给项目主管.
文案编辑和校对
所有副本(文本)均由我们的专职编辑审阅，以确保一致性, 准确、符合学院风格. 为了提高材料的清晰度和可读性，可以进行少量的重写或重组, 但在你不知情的情况下，不会有大的变动. 本办公室出版的所有出版物必须符合学院的风格准则.
At each stage of production, 编辑通过检查文本和设计错误的校样来提供质量控制. 然而，准确性的最终责任在于您的办公室.
Approving Your Publication
您的出版物在制作过程中会被审核两次, 一次用于内容，一次用于设计和布局.
Content/Text Approval: 你将被要求批准这篇经过编辑的手稿. 这是最后一次相对容易进行更改, 因此，仔细检查副本中的错误，并确保你对文章的内容和“语气”感到满意.
Design/Layout Approval: 您将被要求批准打印的页面校样，显示文本的位置, 照片和插图将被删除, 标题字体的大小和重量, and other design elements. 校样将在外观上非常接近最终出版, 与艺术作品适当的大小和位置. After this stage, 除非在紧急情况下，否则不可能进行更改, 所以你们应该仔细检查这个证明.
因为我们同时处理许多出版物，所以按时完成审批是很重要的. 审批延迟一天，就可能使紧张的生产计划推迟一周. 任何更改都会消耗工作人员的时间，这可能会延迟您的发布. Also, 变更的成本和变更导致交付延迟的机会随着生产的进展而大幅增加, so make changes early.
Design and Layout
出版物给人的印象很大程度上取决于它的设计和布局:尺寸, shape, type of paper, colors, 所选材料的工艺和排列. 我们的工作人员将考虑您的建议和偏好，以及出版物的实际需求和我们的一般设计准则(给所有澳门葡京博彩软件出版物统一的外观)。. 我们的出版物是用InDesign软件设计和排版的.
摄影及插画
艺术品极大地提高了出版物的质量. 你的想法在规划照片或插图时很有价值，这些照片或插图将在你的出版物中发挥最大的作用. 我们从广泛的校园主题图像档案中选择大多数出版照片.
我们几乎所有的新照片的年度预算都被我们定期出版的需求所消耗. 只有在我们(或您)的预算允许的情况下，才能拍摄额外的照片. 摄影是昂贵的，所有的照片拍摄都必须得到出版总监的授权. 我们不会拍摄照片，除非它们将用于特定的出版物. (例如，我们不能为了存档或取悦赞助商而记录一个特殊事件.)我们不能为不在我们部门预算范围内的出版物支付摄影费用.
因为我们使用的是自由摄影师，他们的日程通常很忙, 拍摄必须提前做好安排. In your initial planning, 与你的项目主管讨论你想为这篇文章拍摄的事件或人物.
在适当的时候，我们的设计师可以创建插图，以提高您的出版物. 要求插图，即使是“简单”的，应该在项目开始时提出.
Printing
因为打印机的功能差别很大, speed, quality and cost, 这个办公室选择最适合设计要求的打印机, 项目的时间表和预算. 印刷商为每一种出版物竞相投标, 在保证质量的同时降低成本.
根据出版物的复杂程度，印刷通常需要两到三个星期. 特殊服务(如螺旋装订或压花)可能需要更长的时间.
交付已完成的刊物
每份出版物的样品都是由我们的工作人员在完成作品交付给您之前批准的. 我们将安排将出版物送到您选择的校园位置或邮寄到校外服务.
我们无法为您的出版物提供交付后的存储服务. 你们应该在发货前安排好仓储.
贴标、填塞及邮寄
你应安排打印及贴上邮寄地址标签, 还有把你的信封填满, stamped and mailed. 出版物办公室不提供这些服务. 联系advance Services关于邮寄标签，并联系 Mail Services for mailing information. 如果你的工作对他们来说太大了，他们可以推荐外部供应商.