旅行 & 娱乐政策
旅游和娱乐的目的(T&E) policy is to provide the college community with broad guidelines to ensure only reasonable and necessary expenditures for authorized business, 旅游和娱乐费用, 记录, 并由学院按照适用法律支付费用, 可接受的做法和常识. 在某些情况下, 各部门可能会实施比本政策更严格的指导方针.
资格
本政策及其所有文件要求适用于所有员工和非员工.g.、受托人、志愿者、顾问、客座讲师、面试候选人等. 不管资金的具体来源如何.
需求
The Internal Revenue Service imposes the following requirements on reimbursement of business expenses: 1) there must be a business reason for the expenses; 2) the individual must substantiate the expenses; and 3) the individual must return to the employer or organization any amount advanced in excess of the substantiated expenses.
异常
本保单的例外情况(法律另有规定的除外), 赠款或合同承诺)可以在个人基础上进行, 但要求旅客事先获得管制员的书面批准, 谁可以向适当的高级职员咨询. 预先批准的副本必须附在相关的费用报告上。.
Specific provisions that the college has accepted in sponsored program agreements will govern travel and other expenses on those awards and take precedence over the college's 旅行 & 娱乐政策.
形式
用于支付或报销旅行和娱乐费用, 他们必须在适用的表格上适当地说明, 明确了经营目的并获得了适当的监管批准. 已批准的付款请求, 补偿, 差旅垫款的结算必须在合理的时间内提交给付款办公室, 通常在旅行结束后30天内, 但不能超过150天. 所有费用必须记录在案，包括任何预付费用.
报销单必须包含所有相关信息:旅行日期, 目的, 目的地, 基金, 个人帐户和组织代码, 以及适当的授权签名. 一定要确认这个人是美国人.S. 或非u.S. 公民. 如果个人是非美国公民.S. 公民,看到 旅行 & 非居民外国人娱乐政策.
旅行ers must sign the forms to certify to the best of their knowledge that the information contained on the Expense 报销 form is accurate and that all claimed expenses were allowable and incurred in the conduct of official College business. 因特殊情况不能取得旅客签名的, 本表格可经部门授权签署后处理, 但须附上适当的解释. 因此, an e-mail request or a memorandum for the record of the phone call from the spender/traveler may be used in lieu of the original signature.
外币
以外币发生的费用必须兑换成美元.S. 花费者/旅行者的美元. 费用发生时的汇率和美元的汇率.S. 所有收据必须提供等值美元. 书面文件必须包括汇率和日期. 这可以是货币兑换收据的形式, 列有汇率的信用卡对账单, 等. 如果用信用卡/签帐卡支付外币费用，则可能需要较长的时间才能显示在个人的对账单上. 在这种情况下, 个人应使用估计费率计算所有费用, 但以后可以通过提交收单卡对账单来要求对国外项目进行调整.
报销政策
学院没有“官方”旅行社. 如果你与旅行社合作，他们只需要确保他们得到最好的价格.
出席会议或会议时, 员工在向旅行社订票前，应核对赞助商协商的团体机票价格. 经常, 这些团体价格比直接从航空公司或通过当地代理获得的票价要低得多.
应尽一切努力获得最低的经济舱票价. 这通常需要14到30天的通知和不可退款的机票. 在不可退票的情况下必须取消, 航空公司通常收取费用并发放信用, 哪一个必须在一年内被那个人使用.
机票的最后一页(旅客收据)必须保留并作为旅行收据提交. 电子机票, 请提交邮寄给员工的网页收据或确认函. 这封信列出了行程和信用卡上的消费金额.)
The employee may retain frequent flier miles; however, 员工应该总是乘坐最便宜的航空公司, 不是他们有常客账户的航空公司. 如果员工使用飞行里程、个人信用券等. 为了支付商务旅行，他们不能报销.
星期六晚上住宿
When the savings generated by traveling and staying over a Saturday night exceed the cost of lodging and meals for a pre- or post-business period, 学院鼓励员工在周六晚上留宿. 员工在此期间的娱乐和其他个人费用(包括健身俱乐部费用), 或者在任何其他时间, 不包括在学院之内.
国际旅行
学院将报销长途汽车的交通费. 任何升级到商务舱必须由高级职员批准. 学院将报销员工的货币兑换费用. 公司鼓励员工自付餐费, 酒店和购物用他们的公司信用卡，因为信用卡通常提供最安全和最经济的兑换.
租车前应考虑以下事项:
- 是否有酒店接送服务和出租车;
- 机场接送(部分酒店包含);
- 酒店与目的地的距离;
- 出行人数(拼车);
- Length of stay; and
- 免费升级.
必须提供任何租车的理由. 旅客租用专用车辆(如.g.(豪华车、运动型多功能车和敞篷车).
旅客必须遵守所有适用的当地法规, 状态, 联邦, 或有关机动车辆营运的国际法律及规例. Refer to the 旅游保险 section (page 12) for important information regarding the purchase of Collision Damage Waiver Insurance for rental vehicles. 除非使用预付汽油选项, 租车时应将油箱加满，以避免昂贵的加油费用和附加费.
如果您在代表学院工作期间租用车辆(包括无偿或志愿工作), 您必须以学院和您自己的名义租用车辆. 这意味着你应该在租赁协议上签上你的名字和“澳门葡京博彩软件”. 然后，学院的汽车政策将响应，如果租用的车辆是“拥有”的车辆, 所以你应该考虑是否有必要投保责任和碰撞险, 除非你的部门特别决定在美国购买碰撞豁免.S. 或者你在美国以外的地方租房.美国和加拿大. 永远不要租用价值超过3万美元的车辆.
在驾驶任何租来的车辆之前检查是很重要的. 确保在租赁表格上注明车辆的任何凹痕、划痕或其他损坏. 否则，学院可能不得不支付你没有造成的损害. 部门可能会被要求为过失事故提供可扣除的金额.
Any employee involved in an automobile accident while using a rental vehicle on College business must contact the 控制器 X2200尽快合理处理.
在大城市，游客应该乘坐出租车或公共交通工具，以实现更大的节省和方便.g.纽约、波士顿、华盛顿、芝加哥等.).
当地往返机场的地面交通费用合理, 火车站, 酒店, 会议的地方, 和商务预约的费用由学院支付或报销. 无论您使用的是租车还是私家车，停车费和过路费都是可以报销的. 交通费不予报销.
如果使用私人车辆, 旅客有资格报销里程, 哪一项考虑到了天然气的成本, 石油, 正常磨损, 和保险. 学院按学院的年度报销率报销实际里程, 通常等于美国国税局批准的标准里程报销率. 请参阅财务总监办公室网站，了解旅行当日适用的费率.
学院将报销交通费，如果交通费超出了正常的日常通勤费用. Please note that an employee will not be reimbursed for traveling within the Northampton area or to any of the other four institutions within the Five Colleges Consortium or the Five College office in Amherst. 获得报销, 必须填写费用报销表，说明目的地和实际旅行里程. 里程报销不得超过可用替代交通工具的费用.e.，里程报销不应超过最低的火车或飞机票价. 如果员工选择开车而不是乘飞机或火车旅行, 较低的可用替代方案将报销给员工.
事故
当你开着自己的车去学校办事的时候, 您自己的保险政策作为第三方责任和物理损坏的“主要”政策. 这意味着，如果意外引起的索赔超出了您的保单限额, 那么学院的保险将会涵盖超出你保险范围的意外事故. 例如, 如果你带了20美元,000/$40,000责任保险, 严重伤害了一名行人, 结果是超过100美元,000美元的医疗费, 你的保险会支付前20美元,索赔金额为1000万美元, 学院的政策会对索赔的余额作出回应.
如果你的车辆因事故而损坏, 不管这是不是你的错, 您的综合保险/碰撞保险将作出回应. 您要对您的保单下的任何免赔额负责. 如果你没有购买碰撞保险, 那么所有的损失都是你的责任. 无论是学院还是学院的保险都不会为您的车辆的任何物理损坏支付费用-您需要自行承担风险. 里程补偿的目的是包括保险和免赔额的增量成本.
Any employee involved in an at-fault accident which results in bodily injury to third party while using a personal vehicle for College business travel should contact the 控制器, X2200尽快合理处理.
配偶/家庭伴奏
学院将不收取旅费垫款, 授权, 预付费用申请, 电汇或支付/报销业务, travel or entertainment expenses for spouses or family members who accompany College employees or students on College business except in those unusual circumstances which require their presence. 任何异常情况必须事先由适当的高级职员书面批准. 配偶或受抚养人是否应该被批准陪同员工处理学校事务, 费用报告必须遵循这一政策.
配偶或家庭成员因个人原因陪同旅客时, 学院只报销旅客的单间费用.
注:三年级海外主任应参考他们在这里的参考政策.
旅行 & 非居民外国人娱乐政策
所有涉及非美国的付款.S. 公民s must be approved by the Payroll and Disbursements Office and must include a social security number or an individual tax identification number (ITIN). 访问外国澳门葡京博彩软件, 非居民外籍承包商, nonresident alien employees and others performing personal services must submit the general 文档 required by this policy along with the additional forms required under the next paragraph. Under no circumstances should an agreement or document be signed unless the payee's status is determined for tax and other regulatory 目的s.
如果要求报销(通过支票，电汇或其他方式)和收据(转换成美元).S. 货币)、批准等.，是足够的，将不需要扣缴(i.e.，与业务有关的报销收入不应课税).
如果一个部门希望直接向第三方付款, 比如去旅行社, 航空公司, 酒店, 信用卡公司, 等. 代表一个非居民外国人, 必须获得工资和支付办公室的预付款批准.
付款方法
以下是学院官方业务的各种付款方式, 差旅及娱乐费用. 付款类型的使用可能有限制.
公司信用卡
College employees who travel on college business frequently (two or more trips per year) are encouraged to obtain a 公司信用卡 and to use the card for expenses associated for authorized business travel and entertainment. 这张签帐卡是与澳门葡京博彩软件联合发给个人旅客的. 此表格只用于支付与学院公务有关的可报销费用, 持卡人有责任及时将所有帐单直接支付给公司卡公司. 根据员工所提交的申请条款，公司卡不得用于个人购物. 也, 公司卡不得用于购买需要学院采购订单或采购卡的商品和服务. 学院不会直接将款项汇给公司卡公司. 报销发给员工, 只要提交了适当的文件并批准了所有费用.
经常出差的旅客应联络财务总监办公室(x2200)申请公司卡. 不接受公司卡的地方, 在决定适当的支付方式时，旅行者应该有良好的判断力.
公司卡是澳门葡京博彩软件的财产，在终止雇佣关系时必须交还. 公司卡账户的取消由发卡人或财务总监自行决定. 已结清帐户的公司卡必须剪成两半并交还财务主任办公室. 员工 must immediately notify the 公司信用卡 company and the Office of the 控制器 (x 2200) when a 公司信用卡 is lost or stolen.
个人签帐卡或现金
商务、旅行和娱乐费用可以用个人签账卡或现金支付. 报销, 请按照“费用报销报告”部分的规定，将这些费用连同收据一并提交.
旅游发展
旅行者有资格获得每天50美元的预付款，最多每周250美元，用于合理的自付旅行费用.
旅行者可以在旅行前不到两周收到学院应付账款支票的预付款. 预留至少五个工作天准备支票. 差旅费预支必须在报销单上说明, 详情见“费用报告”部分. 未能在规定的时间范围内说明差旅垫款可能会导致以下后果:
- 所得税后果;
- No future travel advances being granted to the individual; and/or
- 对于学生，学院将把费用记入学生账单.
预付差旅费
这些费用从部门预算中直接支付给外部供应商，并由学院代表旅行者提前支付. 提前支付费用, 将完整的应付帐款凭证表格寄给应付帐款或付款办公室. 附上相关会议登记表的复印件, 酒店账单, 或其他适当的文件. 预付费旅行应在T上报告&E表格已预付. 对于提前购买机票或火车票的旅客, 旅行者可能希望在旅行前提交这些费用报销. 文件必须包括原始行程, 客票副本或其他原始文件, 以及信用卡原件或其他收据.
电汇
这些可能对团体旅行有用. 请联系主控官办公室x2200获取详细信息.
采购卡
请与采购办公室联系.
文档
承接业务的个人, 差旅及娱乐费用 are required to substantiate all payments generally by submitting dated original receipts with the proper form and explanations.
| 费用项目 | 所需文件示例 |
|---|---|
| 航空或铁路 | 旅客券或电子客票收据正本及行程单 |
| 酒店 | 包括最终结算的原始分项账单 |
| 汽车租赁 | 协议正本，包括最终结算 |
| 用餐/娱乐超过25美元 | 信用卡或现金出纳收据原件，用于支出和业务用途, 讨论主题, 客人表示无论金额多少 |
| 所有其他的 | 信用卡原件, 收银收据, 或由消费者/旅行者签署的声明，无论金额如何. |
如果费用部分由学院以外的组织承担, duplicate copies of the receipts may be submitted by attaching a copy of the request for reimbursement submitted to the other organization.
开支人士如遗失所需收据，应向发信人索取副本或传真副本. 当无法获得可接受的副本时, 员工应以其他方式提交证明, 比如开支日记, 等. An explanation of why a receipt was not obtained at the time of the transaction and the efforts afterward to obtain the missing 文档 would be helpful. 财务主任办公室可要求进一步解释, 文档, 并对任何此类费用的接受/拒绝拥有最终决定权.
只有在进行授权的业务活动期间发生的费用才会得到报销. 报销费用必须提供以下所有资料:
- 活动的日期、金额和经营目的;
- 确认所有出席人员;
- 出席人员的业务关系;
- The establishment where the activity took place; and
- 适当的批准签名.
如未提供上述资料, 美国国税局可能会要求将这些费用加到旅客的应税收入中，无论金额多少.
旅游保险
商务旅行保险
所有学院员工在因公出差期间意外死亡或肢体残废，均享有保险.
工伤赔偿保险
如果你在出差时受伤, 你的医疗费用和工资损失由工人赔偿保险承担. 尽快联系人力资源部，提交事故报告, 并获得进一步的指导. 不及时报告伤害可能会损害你的索赔. 不工作时受的伤, 虽然你可能出差在外, 不包括在工伤赔偿保险之内. 如果有问题的话, 就具体事件而言, 请联系人力资源部澄清.
飞行保险
如果旅客认为需要购买其他旅行或飞行保险(例如, the trip has a complex itinerary of several flights through several countries with a high risk of strikes and cancellations) the need and coverage should be approved in advance by the department head. 否则，一般来说，旅行保险的费用将由旅行者负责.
碰撞损害豁免保险(租车)
在美国.S. 和加拿大, travelers should consider purchasing the Collision Damage Waiver (CDW) or Liability Damage Waiver (LDW) insurance offered by car rental agencies because the College's insurance carries a $1,000年的免赔额. 全部基本保险, 包括碰撞损害必须购买在加拿大以外的所有国家的租赁.
人身意外保险(PAI)
学院不报销旅客的个人伤残保险或其他由国内租车公司提供的责任保险, 因为学院提供保险.
私人汽车
College employees using personal automobiles to travel on official College business must maintain adequate liability insurance for their protection and for the protection of any passengers.
其他个人财产
如果员工因学院公务出差而造成个人财产损失，学院概不负责. 学院财产:学院的所有财产都有交通保险, 免赔额为10美元,000, 限额为250美元,000.
应付帐款
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